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在會(huì)議的前期準(zhǔn)備階段，中旅會(huì)展工作組與酒店多次溝通確認(rèn)具體細(xì)節(jié)，確保入住流程、簽到區(qū)域、發(fā)車區(qū)域、餐廳開餐時(shí)間等細(xì)節(jié)準(zhǔn)確無誤。同時(shí)對(duì)每個(gè)酒店會(huì)場(chǎng)的平面圖尺寸、菜單、網(wǎng)絡(luò)、AV設(shè)備以及桌椅擺放形式等進(jìn)行了詳細(xì)確認(rèn)。由于涉及的供應(yīng)方較多，中旅會(huì)展特派專人仔細(xì)查看每一項(xiàng)合同條款，為客戶把好第一關(guān)。

參加本次大會(huì)的精英代表來自全國各地30個(gè)部門，針對(duì)不同目的地和不同部門，中旅會(huì)展與廣州招商機(jī)票供應(yīng)商充分考慮客戶需求，為每一個(gè)參會(huì)部門量身定制最優(yōu)性價(jià)比出行方案。與此同時(shí)，開通廣州招商“7*24” （7天*24小時(shí)）呼叫中心，高效對(duì)接客戶機(jī)票改簽，為活動(dòng)的順利召開奠定了基礎(chǔ)，也為客戶留下了深刻的印象。

為了保障本次活動(dòng)環(huán)節(jié)中戴爾室內(nèi)“千人戰(zhàn)鼓”吉尼斯挑戰(zhàn)能安全、順利執(zhí)行，中旅會(huì)展提前安排落實(shí)相關(guān)政策、積極準(zhǔn)備政府報(bào)批材料，為客戶活動(dòng)順利、平穩(wěn)、有序的舉辦竭盡所能提供保障，令客戶贊不絕口。

此次活動(dòng)極具挑戰(zhàn)之處在于同時(shí)接送來自8家酒店3000位參會(huì)嘉賓至主會(huì)場(chǎng)，中旅會(huì)展會(huì)務(wù)組從前期安排車輛、中期班車時(shí)刻表整理，到活動(dòng)現(xiàn)場(chǎng)準(zhǔn)時(shí)有序接送嘉賓參會(huì)，整個(gè)過程有條不紊。會(huì)場(chǎng)沿途設(shè)置了統(tǒng)一形象指示牌，為客戶提供清晰簡明的指引，主會(huì)場(chǎng)活動(dòng)當(dāng)天 70輛大巴車在20分鐘內(nèi)全部疏導(dǎo)完畢。

妥善安排用餐地點(diǎn)和時(shí)間，并為參會(huì)嘉賓準(zhǔn)備了葷素兩種餐食，以保證不同用餐需求。在人流疏導(dǎo)方案和就餐區(qū)域規(guī)劃上充分準(zhǔn)備、合理設(shè)計(jì)路線并用心把控時(shí)間，實(shí)現(xiàn)了千人用餐井井有條。

本次活動(dòng)有8場(chǎng)以上的分會(huì)同時(shí)進(jìn)行，每場(chǎng)分會(huì)人數(shù)在20至700人之間。面對(duì)客戶多樣化的需求和不斷變化的現(xiàn)場(chǎng)情況，會(huì)務(wù)組提前做好各項(xiàng)準(zhǔn)備，合理進(jìn)行人員分工，良好把控現(xiàn)場(chǎng)秩序，滿足客戶不同需求，確保所有分會(huì)順利實(shí)施，得到了客戶的一致肯定。